보고서를 왜 잘 써야 할까요?라고 물어본다면...
회사 생활에서의 보고서는 처음이면서 끝이라고 볼 수 있습니다.
커뮤니케이션이면서 평가받는 아주 중요합니다. 아무리 말을 잘하고 성과가 좋다고 하더라도 보고서를 제대로 쓰지 못하면 좋은 평가를 받기가 어렵기 때문입니다.
Q. 보고서를 왜 잘 써야 할까요?
- 정보 전달:
- 보고서는 정보를 전달하는 수단으로 활용됩니다.
- 보고서를 잘 쓰면 정확하고 명확한 정보 전달이 가능.
- 정보의 효과적인 공유와 의사 결정에 큰 도움이 됩니다.
- 업무 효율 향상:
- 업무 수행에 있어서 중요한 역할을 합니다.
- 보고서를 잘 작성하면 업무 효율을 높일 수 있으며,
- 업무의 흐름을 원활하게 유지할 수 있습니다.
- 의사 결정에 영향:
- 보고서는 의사 결정에 영향을 미칩니다.
- 보고서의 내용과 표현 방법에 따라서 상사나 고객 등의 의사 결정에 영향을 미치게 됩니다.
- 직장에서의 역량:
- 보고서 작성 능력은 직장에서 중요한 역량 중 하나입니다.
- 보고서를 잘 작성할 수 있으면 업무 능력과 실무 역량을 증진시킬 수 있습니다.
- 전문성 강화:
- 보고서를 잘 쓰면 전문성이 강화됩니다.
- 보고서를 작성하는 과정에서 전문성을 강화하고,
- 제대로 된 내용과 표현 방법을 사용하면 전문가로 인식될 수 있습니다.
따라서 보고서를 잘 쓰는 것은 업무를 효율적으로 수행하고, 의사 결정에 영향을 미치며, 전문성을 강화하는 등 매우 중요합니다.
Q. 잘 쓰는 보고서의 기준은?
▶ 쓰는 사람이 아니고 보고 받는 사람 중심으로 써라!
1. 목적과 구조 파악:
보고서를 작성하기 전에 보고서의 목적과 구조를 파악해야 합니다.
2. 명확하고 간결한 문장 사용:
보고서에서는 명확하고 간결한 문장을 사용해야 합니다.
3. 적절한 제목과 서브 제목 사용:
보고서의 제목과 서브 제목을 적절하게 사용하여 내용을 정확하게 전달할 수 있도록 해야 합니다.
4. 핵심 내용 우선순위 설정:
보고서에서는 핵심 내용을 먼저 작성하는 것이 좋습니다.
5. 적절한 시각자료 및 표 사용:
보고서에서는 시각적 자료를 적절하게 사용하여 내용을 보충하고 이해를 돕는 것이 좋습니다.
6. 정확한 정보 제공:
보고서에서는 정확한 정보를 제공해야 합니다.
7. 검토 및 수정:
보고서를 작성한 후에는 검토를 통해 오타나 문법 오류를 수정하는 것이 좋습니다.
8. 문서 포맷 일관성 유지:
보고서에서는 문서 포맷을 일관성 있게 유지하는 것이 좋습니다.
9. 출처 표기:
보고서에서는 인용한 자료나 참고한 자료의 출처를 명확하게 표기해야 합니다.
10. 불필요한 정보 제거:
보고서에서는 불필요한 정보를 제거하여 내용을 간결하고 명확하게 작성하는 것이 좋습니다.
이러한 기준을 준수하여 보고서를 작성하면 보고서의 효과를 높일 수 있습니다.
Q. 최악의 보고서
▶ 최악의 보고서는 다음과 같은 특징을 가지고 있을 것입니다.
- 목적과 내용이 불분명:
- 보고서의 목적과 내용이 모호하며, 이해하기 어렵습니다.
- 내용이 부족하거나 중복:
- 보고서의 내용이 부족하거나 중복되어 있어서 필요한 정보를 찾기 어렵습니다.
- 문장이 길고 복잡:
- 보고서의 문장이 길고 복잡해서 내용을 이해하기 어렵습니다.
- 오타나 문법 오류가 많음:
- 보고서에는 오타나 문법 오류가 많아서 전문성을 떨어뜨립니다.
- 시각적 자료가 부족하거나 불분명:
- 보고서에서 시각적 자료가 부족하거나 불분명해서 내용을 이해하기 어렵습니다.
- 불필요한 정보가 많음:
- 보고서에는 불필요한 정보가 많아서 내용을 찾기 어렵습니다.
- 제목과 내용이 일치하지 않음:
- 보고서의 제목과 내용이 일치하지 않아서 내용을 파악하기 어렵습니다.
- 출처가 명확하지 않음:
- 보고서에 인용한 자료나 참고한 자료의 출처가 명확하지 않아서 신뢰성이 떨어집니다.
- 문서 포맷이 일관성 없음:
- 보고서의 문서 포맷이 일관성 없어서 내용을 찾기 어렵습니다.
- 검토가 충분히 이루어지지 않음:
- 보고서의 검토가 충분히 이루어지지 않아서 오타나 오류가 많습니다.
이러한 특징들이 모여 최악의 보고서가 됩니다. 이러한 문제들은 보고서의 효과를 떨어뜨리고, 업무를 방해할 수 있으므로 보고서 작성 시 주의해야 합니다.
Q. 보고서를 작성할 때 주의해야 할 점은?
- 목적과 구조 파악:
- 보고서를 작성하기 전에 보고서의 목적과 구조를 파악해야 합니다.
- 명확하고 간결한 문장 사용:
- 보고서에서는 명확하고 간결한 문장을 사용해야 합니다.
- 적절한 제목과 서브 제목 사용:
- 보고서의 제목과 서브 제목을 적절하게 사용하여 내용을 정확하게 전달할 수 있도록 해야 합니다.
- 핵심 내용 우선순위 설정:
- 보고서에서는 핵심 내용을 먼저 작성하는 것이 좋습니다.
▶ 보고서 작성 시 팁
1. 두괄식 문장구성
2. 문서의 특징별로 논리적으로 구성
▶ 보고서 작성 시 시간 단축 팁
1. 퀄리티를 높여라
2. 보고업무를 받자마자 세 가지 파악을 우선해라
- 보고대상이 누군지,
- 문서가 어떤 목적이고,
- 언제까지 해야 하나,
▶ 이렇게 작성을 해야 방향성을 알 수 있다.
1. 중간에 보고를 하라.(중간보고)
- 어느 정도의 문서구성을 짜고 ,
- 어떤 내용이 들어갈 거고,
- 어떻게 구성이 될 거예요 정도가 완성이 되면 중간보고,
- 파악이나 피드백을 구체적으로 얻을 수가 있다.
▶ 상사를 파악할 때 고려할 점?
1.R&R >> 보고를 받는 상사가 어떤 역할을 하는지
2. 직책 >> 팀장인지 대표인지
3. 배경지식 >> IT업계 같은 경우
4. 보고스타일 >> 디테일하게인지 아니면 전체적인 윤곽을 요구하는지
▶ 요약정리
*중간보고 Check!
*보고대상, 목적, 마감기한 check!
끝.
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