바쁜 하루, 어디부터 시작해야 할까? 효과적으로 일 처리하기

바쁜 하루, 어디부터 시작해야 할까? 효과적으로 일 처리하기

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바쁜 현대 사회에서 사는 우리들은 끊임없이 여러 가지 일들로 소용돌이치게 됩니다. 마감일이 임박한 업무, 답장을 기다리는 이메일, 그리고 미처 다 못한 개인적인 To-do 리스트까지... 무엇부터 먼저 해야 할지 막막할 때가 있죠.

 

하지만 오늘 포스팅에서는 여러분의 하루를 효율적으로 만들어 줄 일의 중요도를 판단한고 우선순위를 정하는 방법을 자세히 소개하는 시간을 갖겠습니다.

 

 

 

 

 

◎어디부터 시작해야 할까? 효과적으로 일 처리하기

 

◈먼저 중요도 긴급도, 두 가지 기준으로 생각해 보세요

 

중요도는 장기적으로 목표 달성에 얼마나 큰 영향을 미치는지를 나타내는 기준입니다.

반면, 긴급도는 얼마나 빨리 처리해야 하는지를 나타내는 기준이죠.

 

일의 중요도와 긴급도를 모두 고려하여 네 가지 카테고리로 분류해 보세요

 

1. 중요하고 긴급한 일

즉시 처리해야 할 가장 중요한 일입니다. 마감일이 임박한 업무, 급한 회의 준비 등이 여기에 속합니다.

마감이 임박한 일정, 병으로 인한 급히 치료해야 할 일, 처리하지 않으면 큰 사태가 발생할 여지가 있는 일들

2. 중요하지만 긴급하지 않은 일

중요하지만 즉시 처리하지 않아도 되는 일입니다. 장기적인 목표와 관련된 계획 수립, 보고서 작성 등이 여기에 속합니다.

장기적인 계획을 세우는 일, 운동이나 자기 관리를 위한 공부, 독서 등

 

3. 중요하지 않지만 긴급한 일

긴급하지만 장기적으로는 중요하지 않은 일입니다. 예를 들어, 갑자스러운 회의 참석, 불필요한 소통 등이 여기 속한 일입니다. 

예를 들어, 대부분의 사람들이 가장 많은 시간을 보내는 일, 중요하지 않은 전화나 카톡, 이메일에 대한 답변 등

 

4. 중요하지도 긴급하지도 않은 일

지금 당장 처리하지 않아도 되는 일입니다. 개인적인 관심사, 소셜 미디어 활동 등이 여기에 속합니다.

예를 들어, 동료나 친구와의 잡담, 재미를 위한 유튜브 시청, 온라인 게임과 같은 일

 

 

 

◈ 각 카테고리별 대표적인 예시와 처리 방법

 

1. 중요하고 긴급한 일

• 마감일이 임박한 업무:
  • 집중력을 방해하는 요소를 최대한 제거하고 집중해서 완료합니다.
  • 마감 시간을 다시 확인하고, 필요하면 도움을 요청합니다.
• 급한 회의 준비:
  • 미리 자료를 준비하고, 발표 내용을 연습합니다.
  • 회의 참석자들의 의견을 미리 파악해 놓으면 도움이 됩니다.
• 긴급한 고객 문의:
  • 상황을 정확하게 파악하고, 침착하게 해결책을 제시합니다.
  • 필요하면 상사나 다른 팀원의 도움을 받습니다.

 

2. 중요하지만 긴급하지 않은 일

• 장기적인 목표와 관련된 계획 수립:
  • SMART 목표 설정 방법을 활용하여 구체적이고 실행 가능한 계획을 세웁니다.
  • 목표 달성을 위한 일정과 마일스톤을 설정합니다.
• 보고서 작성:
  • 필요한 자료를 수집하고, 분석합니다.
  • 논리적이고 명확하게 작성하며, 시각 자료를 활용하면 더욱 효과적입니다.
• 자기 계발:
  • 관련 도서를 읽거나, 온라인 강좌를 수강합니다.
  • 멘토와의 만남을 통해 조언을 구할 수도 있습니다.

 

3. 중요하지 않지만 긴급한 일:

• 갑작스러운 회의 참석:
  • 회의 목적과 주제를 미리 파악하고, 참석 의견을 준비합니다.
  • 회의가 끝난 후에는 필요한 경우 후속 조치를 취합니다.
• 불필요한 소통:
  • 상황에 따라 간단하게 답변하거나, 이메일로 답변을 미루는 등 적절하게 처리합니다.

 

4. 중요하지도 긴급하지도 않은 일:

• 개인적인 관심사:
  • 여가 시간에 즐기는 활동입니다. 스트레스 해소에 도움이 되지만, 과도하게 시간을 투자하지 않도록 주의합니다.

중요하지도 긴급하지도 않은 일들은 우리의 시간과 에너지를 소모할 뿐입니다. 이러한 일들을 완벽하게 처리하려고 노력하다 보면 정작 중요한 일들을 소홀히 하는 경우가 많습니다. 

 

따라서 이러한 일들은 과감하게 버리거나 나중으로 미루는 것이 필요합니다.

 

지금까지 우리가 살아가면서 필요한 일과 불필요한 일들을 알면서도 잘못 길들여진 습관으로 많은 시간을 낭비하며 살아가고 있는 것 같습니다. 결국 우리의 생활 습관도 좋은 습관으로 잘 훈련되기 위해서는 꾸준한 연습이 필요한 것 같습니다.

 

정리하자면...

 

• 하루를 시작하기 전에 할 일 목록을 작성하고, 중요도와 긴급도를 기준으로 우선순위를 정하세요.
• 집중력을 방해하는 요소를 최대한 제거하고, 한 번에 하나의 일에 집중하세요.
• 자주 휴식을 취하고, 충분한 수면을 취하세요.
• 정기적으로 자신의 목표와 우선순위를 점검하고, 필요하면 조정하세요.

 

이 글이 여러분의 하루를 효율적으로 만들어 줄 데 도움이 되었으면 좋겠습니다.

 

 

 

 

 

 

끝.